Сезон фестивалей в Киеве – в самом разгаре. Придя на очередное мероприятие, все ждут хорошую музыку, вкусную еду и развлечения, но мало кто задумывается о том, как устроена его “кухня”.
Мы решили поговорить с организаторами фестивалей в Киеве об обратной стороне их работы - трудностях, факапах и казусах, которые случаются на их мероприятиях.
Юлия Савостина, основатель проектов В поисках Made in Ukraine и Патио на Андреевском
Когда ты делаешь ивент, где на площадке работает до полутора тысяч человек и еще около 100 человек персонала и команды, понятное дело, иногда что-то может идти не так. И даже не потому, что ты плохо планируешь, а потому что пресловутый человеческий фактор никто не отменял. Люди забывают, тупят, не высыпаются, приходят в плохом настроении, а иногда просто неправильно слышат то, что говоришь на брифинге.
Но в плане мелких форс-мажоров у нас отличился 10 фестиваль. Поскольку мы работаем уже пятый год, у команды существует отдельный график, где по часам расписано, когда и что пойдет немного не в ту сторону от запланированного.
Но в тот раз все шло не по плану каждые 15 минут: мы решали одну проблему, сразу появлялась другая.
То полиция не приехала на перекрытие (Контрактовой площади, где проходил фестиваль – ред.), то привезли не те конструкции для декора, то кто-то застрял в пробке, то до приезда группы ТиК, которая должна была выступить на мероприятии, выяснилось, что им не дали гримерку. В итоге пришлось бежать в соседний отель, чтобы снять номер для гримерки музыкантов.
Но самое яркое началось после ивента. На нашей площадке размещался контактный зоопарк, в котором жил енот. Он был на поводке, с хозяином, со всеми фотографировался, дети трогали его за лапку и гладили. Все было прекрасно.
После фестиваля нам пишет посетительница о том, что ее укусил енот и просит выслать документы, чтобы узнать, нет ли у него бешенства.
Хозяин енота отвечает нам примерно следующее: “Никаких документов мы высылать не будем, можем разве что приехать с ентом в больницу. Но для начала пусть эта девушка предоставит справку, что ее покусал наш енот. У нас уже были проблемы с защитниками животных и с одним телеканалом, которые решили, что мы мучаем енота”.
Все это продолжается около суток: девушка настаивает на своем, енот с хозяином – на гастролях в Запорожье.
Но, ура, мы договорились, что до пятницы девушка собирает все чеки и справки, а в пятницу енот и владелец приезжают в больницу.
И как только мы это сделали, приходит еще одно сообщение о том, что целая семья отравилась на нашем фестивале конфетами.
“Мы ничего не ели, только шоколадную конфетку, и всю ночь просидели в туалете”, - звучало, как анекдот про “отравились печенькой”.
Но это не шутки, и в таких ситуациях мы должны действовать быстро, поэтому просим этих людей ехать в больницу и сдавать анализы. У нас есть договоры с производителями, к ним прикрепляются сертификаты на продукцию. Если будет доказано, что семья отравилась именно этими конфетами, наша юридическая служба поможет решить проблему. Производителя заставят оплатить лечение и моральную компенсацию.
Объясняем семье, что готовы сделать, но получаем ответ: “Нет! Мы ничего делать не будем, но написали отзыв на Kidstaff. Пусть производителю будет стыдно!”.
Алиса Маллен, PR-менеджер на фестивале Strichka и в Closer
На последний фестиваль Strichka мы пригласили известного диджея Лила Луис.
Такие артисты-легенды очень требовательны, поэтому к их запросам по райдеру нужно относиться максимально внимательно. За свою жизнь он отыграл на множестве мероприятий и фестивалей, он точно знает, какой на его выступлении должен быть звук, свет – в общем, все до мелких деталей.
Одним из множества пунктов в райдере Луиса был редкий четырехканальный микшерный пульт Rane 2015. Мы долго искали и нашли его еще за полгода до Strichka. В день приезда Лила Луиса в Киев, за сутки до фестиваля, пульт доставили в Closer.
Когда наши звуковики открыли кейс, оказалось, что пульт – двухканальный. Это буквально грозило срывом выступления одного из хедлайнеров.
А одна из танцевальных площадок Strichka в таком случае и вовсе осталась бы без привозных диджеев.
Дело в том, что в Украину не смогли приехать еще две зарубежные артистки из лайнапа этого танцпола – Тама Сумо и Лакути. Оказалось, что агентство Лакути не позаботилось об оформлении украинской визы для нее как для гражданки ЮАР, которая давно уже живет в Берлине. Тама Сумо, которая играет в паре с Лакути, в знак солидарности тоже вернулась домой.
Возвращаясь к истории с Лилом Луисом. Он, конечно, возмущался, но в итоге играл на двухканальном Rane. Мы действительно должны были перепроверить все сто раз. Но все обошлось. Выступление понравилось и самому Лилу, и гостям.
Алена Гудкова, основатель благотворительной барахолки Кураж Базар
Один из факапов случился на второй барахолке, в ноябре 2015-го. Первый Кураж Базар мы организовывали без кассы и электронных билетов. Чтобы попасть на барахолку, продавцы должны были предварительно зарегистрироваться, но конкретные места получали только в день мероприятия. Система была: кто первый пришел – того и тапки.
На второй Кураж Базар мы решили сделать для них электронные билеты. Но факап случился тогда, когда участники стали подходить на кассу за браслетами.
Система кассовых аппаратов устроена таким образом, что электронный билет нужно “пикать” перед продажей, чтобы он отображался в системе и можно было отследить, сколько мест продано, сколько человек пришло, кто заплатил, кто – нет.
Но произошел сбой в системе, штрих-коды не считывались, кассиры не могли внести браслеты в базу и выдавали их без какого-либо учета
Люди платили за участие, но сколько, как и кто стоял на каком месте, было непонятно. Слава богу, в павильоне было четыре организатора и хелперы, которые помогали нам расставлять людей, столы, чтобы не было хаоса. Кое-как справились, но после этого решили продавать билеты на участие через билетное агентство.
Второй большой факап случился на открытии сезона в этом году. Участники соскучились, очень ждали барахолку, поэтому был большой ажиотаж. Для продавцов у нас всего 370 мест. 30 были проданы еще в феврале участникам, которые купили места на год. Еще 50 выкупили постоянные резиденты, которые принимали участие в 6-ти и более мероприятиях. Поэтому когда мы запустили открытую продажу, оставшиеся 290 мест раскупили за 15 минут. Такого никто не ожидал.
Те, кто успел купить по два-три места, начали перепродавать их дороже. Остальніе участники стали обвинять нас в спекуляции
Изменить мы уже ничего не могли, но чтобы как-то уладить проблему, решили написать пост в Facebook и по-честному признаться, почему так произошло. Со спекулянтами решили вопрос просто - аннулировали их места и продавали по обычной цене людям, которым их предлагали дороже.
Чтобы история не повторилась, в апреле мы ввели предварительную регистрацию - люди сначала заполняют анкеты, мы отбираем самых интересных и даем им ссылку на покупку места. Если после этого места еще остаются, мы открываем их для всех желающих.
Теперь участники с самыми интересными товарами гарантировано попадают на барахолку, а у остальных не остается возможности скупать по несколько мест для всех своих друзей и спекулировать.
Сергей Климов, основатель Kyiv Food and Wine Festival, Kiev Sunday Breakfast, со-основатель Фестиваля здоровой еды Best Food Fest&Health, Travel Days и других проектов.
Для массового мероприятия, особенно если это опен-эир, погода – один из самых важных факторов. Если в промо кампании вы все сделали правильно, то по итогу именно природа сыграет решающую роль в количестве пришедших гостей.
По нашей статистике, при плохих погодных условиях на фестиваль не доходит более 50% потенциальных гостей.
Предугадать наверняка погодные условия невозможно. Тем более в последние годы. Разве вы могли представить 10 лет назад, что в мае 2017 года в Киеве выпадет снег?
Окончательно доверять гидрометцентрам всего мира я перестал именно в мае этого года, когда мы проводили 8-й Kyiv Food and Wine Festival. Ниже вы видите принт скрин погоды с разницей в 1 день. Наши даты – пятница (монтаж), суббота и воскресенье (дни проведения).
Конечно, когда видишь такие пертурбации буквально в течение суток, в голове проносится куча мыслей – перемещение фестиваля в помещение (благо, сейчас мы проводим фестиваль на ВДНХ и у нас есть возможность его перенести в павильон № 3), дополнительные тенты, поиск другого гидрометцентра (что, к слову, ничего не решило), перенос даты и другие.
Добавьте к этому давление участников, переживания гостей, которые звонят и пишут. А потом умножьте на три, так как уровень стресса в преддверии фестиваля всегда на высоком уровне.
В нашем случае все закончилось хорошо. В субботу периодически шел легкий моросящий дождик, а в воскресенье погода выровнялась, и мы ходили в футболках. Но самое главное – это восприятие гостей.
Наши гости даже подобную непогоду воспринимают с позитивом. Думаю, что вино в сочетании с атмосферой в этом играет не последнюю роль.
Почти аналогичная погодная ситуация случилась с нами и в мае 2016 года, когда мы проводили Kyiv Food and Wine Festival на Трухановом острове, в ЮБК. Тогда тематикой фестиваля было море и вино, и мы шутили, что это морской бриз, а не дождик
На самом деле палящее солнце также может стать проблемой.
Во время третьего Kyiv Food and Wine Festival солнце было настолько палящим, что асфальт начал плавиться, и на нем оставались подошвы некоторых гостей, которые пришли в особо “эксклюзивных” туфлях.
К тому же, в жару люди меньше едят и больше пьют – это также нужно учитывать при выборе участников.
Бывают погодные условия, которые невозможно предугадать. Когда пару лет назад в марте весь город был по пояс завален снегом, мы показывали в кинотеатре “Кинопанорама” самую дорогую рекламу мира Super Bowl. Конечно, вариантов добраться до кинотеатра – не особо много, если вы не живете в районе метро. Но хорошее настроение никто не отменял – мы сделали смешные картинки с призывом добираться к нам на санях или любых других подручных средствах. По предпродаже были проданы почти все билеты, но по факту доехала половина.
В ноябре 2014-го, в первый день Фестиваля здоровой еды Best Food Fest&Health, также город завалило снегом.
Я взял сноуборд, сфотографировал его на фоне НСК Олимпийский, где проходил фестиваль, и написал, что все, кто приедут на сноубордах, лыжах или санях пройдут бесплатно.
Приехавших были единицы, но вирусный эффект пост вызвал.
После особо нервных проектов мне кажется, что я больше никогда не буду заниматься организацией фестивалей, уеду в Непал и подамся в монахи. Но хорошо, что все проходит. И на смену этим мыслям приходят новые проекты, новые идеи, и это зажигает двигаться дальше. Пока вас прет то, чем вы занимаетесь – занимайтесь!
Фото: Dmitriy Vakulka/У пошуках made in Ukraine, Кураж Базар, Kyiv Food and Wine Festival
